¿Te preocupa que tus archivos pesen demasiado para enviarlos? Aquí te traemos la solución y, para ello, lo mejor es comprimir tus documentos, especialmente los de Word o PowerPoint, los cuales son los más utilizados tanto en el área laboral como en instituciones educativas y, lógicamente, también con fines laborales.
Al comprimir tus archivos no solo lograrás una mayor eficiencia a la hora de compartirlos por correos electrónicos o cualquier otro medio, sino también optimizarás el espacio de tus dispositivos y servicios de nube, así como mejorarás el rendimiento al trabajar en equipo.
Todos estos beneficios y muchos más los podrás experimentar al hacer más ligeros los documentos de Word o PowerPoint, lo cual es mucho más sencillo que convertir una imagen a texto.
Cómo saber el tamaño de un documento de Word o PowerPointPasos para comprimir un Word o PowerPoint
Cómo saber el tamaño de un documento de Word o PowerPoint
Así puedes saber cuánto pesa un documento de Word
¿Sabes por qué algunos documentos de Microsoft Word son más pesados que otros? Esto depende del contenido de cada archivo, es decir, mientras más textos, imágenes, tablas, gráficos, entre otros elementos tenga el documento, mayor será su tamaño. Por eso, a continuación, te explicaremos cómo puedes conocer el tamaño de tus archivos antes de compartirlos o comprimirlos.
En tu ordenador, abre el archivo de PowerPoint o Word.Selecciona la opción Archivo que se encuentra en la pestaña superior del programa.Haz clic en el apartado de Información que se ubica en la barra lateral izquierda.Inmediatamente aparecerán todos los detalles del archivo abierto, incluyendo el tamaño y otras propiedades.
¡Y listo! Así de rápido sabrás cuánto pesa tu documento, lo cual es mucho más fácil que abrir y editar un archivo de Word sin instalar el programa. Por eso, este paso es fundamental ya que te permitirá decidir si realmente debes o no comprimir una presentación o texto.
Pasos para comprimir un Word o PowerPoint
Reducir el peso de un archivo en Word o PowerPoint es muy sencillo
Una vez que conozcas las propiedades del archivo cuyo tamaño quieres reducir, puedes aplicar un método confiable para hacerlo más ligero. Este consiste en desactivar la incrustación de fuentes; una función que conserva la tipografía del documento al visualizarlo en cualquier dispositivo, sin importar si tiene o no instalada la fuente. A cambio, esta función aumentará significativamente el tamaño del archivo.
Por lo tanto, al deshabilitar la integración de tipografías tu proyecto de Word o PowerPoint será más ligero. Para conseguirlo, tienes que realizar los siguientes pasos.
Dentro del programa, presiona la opción Archivos.Haz clic sobre el apartado de Opciones en el panel lateral izquierdo de la pantalla.Se mostrará una pantalla con las opciones del programa entre las cuales debes seleccionar Guardar.Asegúrate que en la sección esté desmarcada la casilla Incrustar fuentes en el archivo para disminuir el tamaño del archivo.
Otra alternativa que también puedes aplicar para reducir el peso de un documento es a través de la compresión de todas las imágenes del archivo. Para esto, tienes que realizar las siguientes indicaciones.
Abre el documento y presiona la tecla F12.Inmediatamente aparecerá el acceso directo de Guardar como.Haz clic en el botón Herramientas que está justo al lado de Guardar.En el menú desplegable, escoge la opción de Comprimir imágenes.Luego, en la ventana emergente debes seleccionar la casilla Correo electrónico (96 ppi): minimiza el tamaño de los documentos para compartir.Al elegir esta opción se reducirá al máximo las imágenes incluidas en el archivo.En esta misma ventana podrás guardar el archivo presionando el botón Guardar, bien sea como .docx o .pptx.
Una vez que hayas realizado estos dos métodos notarás en las propiedades del archivo que ha disminuido su tamaño. De esta manera podrás compartirlo rápidamente con otras personas o enviarlo a diferentes dispositivos, tan rápido como al hacer un índice en PowerPoint.
El artículo Cómo comprimir un Word o PowerPoint para que pese menos fue publicado originalmente en Urban Tecno.
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